Nå er vi godt inn i desember og julen nærmer seg med stormskritt. Det er mange forberedelser som skal gjøres. Handle julegaver, forberede julemiddagen og alle andre festligheter desember er kjent for. De fleste av oss får nesten to hele uker med juleferie, som betyr at bedriften holdes rolig eller helt stille i julen. Derfor er det lurt å ha en del ting på plass før vi tar ferie. I dette blogginnlegget skal vi snakke litt om hvordan du som både leder og ansatt kan bruke teknologi til å forberede bedriften til jul.
Rydd mailboksen
Nyåret er tiden for en ny start med blanke ark. Derfor finnes det ikke en bedre måte å starte 2021 enn med en helt tom mailboks. Dette fenomenet kalles ofte “Inbox Zero” hvor målet er å konstant ha en helt tom innboks. Dersom du har veldig mange e-poster i innboksen din, kan det ta veldig lang tid å rydde i den. Et godt tips er å arkivere alle e-poster som du føler er utdaterte.
Ved å rydde i mailboksen i desember kan du sette opp nye, gode e-post rutiner fra januar. Alle e-poster som kommer i mailboksen skal enten håndteres, legges i mappe eller arkiveres. Slik holdes innboksen alltid tom.
Slå på “out-of-office” i mailboksen
Man forventer vel ikke å motta så mange e-poster i juleferien? Men dersom du har kunder, leverandører eller samarbeidspartnere i utlandet, så kan det hende det kommer inn noen e-poster i ferien. Det er ikke alle som tar ferie i julen, og noen tar kun fri på de rød dagene. Og da er det veldig fint med en “out-of-office”. Da får avsenderen beskjed om at du ikke er tilgjengelig. Men det gir også deg som mottaker ro, ved å automatisk gi beskjeden hver gang en e-post kommer inn.
Sørg for å ha en god backuprutine i bedriften
Julen er tiden for familie, gaver og festligheter. Men det er også høysesong for hackere. Ettersom de fleste ansatte er opptatte med juleforberedelser, er man ofte mindre fokusert på jobben. Det gjør denne sesongen ekstra god for hackere som sender phishing e-poster eller ransomware angrep. Under ferien når kontorene er stengt er også en sårbar tid for selskapet.
Derfor kan det være lurt med en god backuprutine. Slik at dersom man skulle bli angrepet, så har man sikkerhetskopiert alle filene.
Vær åpen til nye teknologiske verktøy
En av de beste måtene å forberede bedriften til jul og nyåret, er å være åpen for nye teknologier. Som ledere og ansatte, ønsker vi alltid å kunne forbedre oss. Teknologi er blitt en del av alle bransjer, og de fleste av oss bruker teknologi for å løse arbeidsoppgavene våre. Det kan være alt fra big data analyseverktøy til programvare for økt produktivitet. Derfor burde alle ledere og ansatte se på nye teknologiske løsninger for å effektivisere arbeidet sitt.
Vi anbefaler vår artikkel om forenkling av avtaleprosesser med digital signering.
Ved å gjøre disse fire tingene, kan du sørge for å ta juleferie med ekstra god samvittighet. Ikke bare får du en bekymringsfri juleferie, men du blir også godt forberedt for 2021.
