I de siste månedene har den nye normalen endret måten vi jobber på. Online kundemøter, webinarer og ulike virtuelle samlinger. Bedrifter i alle størrelser bruker Microsoft Teams for å være koblet med hverandre. Enten i form av gratisversjon eller en del av Microsoft 365 avtale.
Vi deler fem ting du kanskje ikke visste om i gratis versjonen av Microsoft Teams, samt nye funksjoner som gjør at fjernarbeid eller hjemmekontor blir enklere og smidigere.
1. Planlegg møte med hvem som helst
Planlegging av online møter har aldri vært enklere. Den mest etterspurte funksjonen ble tilgjengeliggjort i Teams tidlig 2020 i gratisversjonen. Når man planlegger et møte, kan man enten kopiere eller sende møtelenken direkte til de andre deltakerne. Du kan også sende den som en invitasjon via e-post klient Outlook eller Google kalender. Du kan invitere og sende til hvem som helst eksternt og de kan enkelt med ettklikk opsjon bli med i møte. Krever heller ingen oppsett eller opprettelse av konto.
2. Føl at dere er i samme rom med «sammen-modus» (together mode)
Sammen-modus er en ny funksjon som løfter hele møteopplevelsen. Denne funksjonen gjør at man digitalt plasserer møtedeltakerne i en delt bakgrunn, som får hver deltaker til å føle at de sitter i samme rom. Veldig godt egnet i grupper for diskusjoner, brainstorming osv. Denne funksjonen gjør det enkelt å forstå kroppsspråket. Tilgjengelige bakgrunner: auditorium, konferanserom og til og med kafé. Denne funksjonen er nå tilgjengelig i gratisversjonen av Microsoft Teams.
3. Jobb med eksterne ressurser ved bruk av gjestetilgang
Det hender at man har behov for å jobbe med mennesker utenfor organisasjonen. Det kan for eksempel være kunder, leverandører eller samarbeidspartnere. I gratisversjonen av Teams har du mulighet til å legge til dine eksterne ressurser ved å gi dem tilgang til enkelte teams og chat, samtidig ta vare på selskapets data.
Merk at gjesten ikke må nødvendigvis bli med i et møte.
4. Del filer med innebygd skylagringen eller integrer din egen løsning for lagring
Gratisversjonen inkluderer 10 GB lagring for Teams og 2 GB for personlig lagring. Det gir selskapet en sikker lagring, tilgang og mulighet til å dele viktige filer. I tillegg kan du opprette og redigere Word, Excel og Powerpoint filer i reell tid.
Har du behov for å bruke din eksisterende skyløsning som Google Drive, Dropbox eller Box? Det kan du enkelt integrere med innebygd tredje parts lagringsfunksjon og man kan aktivere den for å administrere filene fra Teams.
5. Idedugnad (brainstorm) gjort enkelt med whiteboard i Teams
Whiteboard i Teams gjør det enkelt å gjennomføre idedugnad og være kreativ samtidig, i et hybrid arbeidsmiljø. Hvert Teams møte har et dedikert whiteboard hvor deltakerne kan tegne, skissere og skrive på et digitalt kanvas. Du kan da raskt legge notater til whiteboard. Det er også mulig å bruke digital penn.