Det er mange skjulte skatter i Office 365, som få bruker jevnlig. Outlook, OneDrive, SharePoint og Office-pakken er tjenestene i Office 365 vi kjenner best til. Det er disse tjenestene de fleste sluttbrukere i Norge benytter i arbeidshverdagen.
Som en IT leverandør som leverer Office 365 til våre kunder, ønsker vi alltid at kundene våre skal få fullt utbytte av det de kjøper. Derfor skal jeg i dette blogginnlegget ta for meg hvordan du som sluttbruker kan øke produktiviteten ved hjelp av de “skjulte skattene” som ligger i Office 365. Ettersom jeg bruker Office 365 daglig, har jeg tatt for meg noen av mine favoritter.
Microsoft OneNote
OneNote er veien til en papirløs arbeidshverdag. Skriver du notater for hånd? eller oppretter et Word dokument hver gang du er i et kundemøte? Da kommer OneNote til å ta produktiviteten din til nye høyder. Med OneNote slipper du å tenke på lagring av filer, og du finner veldig enkelt tilbake til notatene dine.
OneNote sitt grafiske brukergrensesnitt er en elektronisk versjon av ringpermen. Du kan skrive alle notatene dine på ett sted, og enkelt dele de med teamet ditt. Lag ditt eget oppsett med ulike inndelinger basert på kunder, møter, internt eller annet. OneNote kan brukes fra alle enheter, så du alltid har notatene dine med deg. Samtidig kommuniserer OneNote med alle programmene som leveres av Microsoft.
Microsoft Teams
Teams er et samhandlingsverktøy som ligger i Office 365, og er integrert med OneDrive og SharePoint. Teams har de samme fordelene som Skype for Business, med chat og videosamtaler. I tillegg kan du opprette grupper, hvor de ansatte kan holde hverandre oppdatert.
Teams fremmer samarbeid da man får tilgang til alt felles innhold i SharePoint som blant annet dokumenter, kalender og Power BI, som kan redigeres inne i Teams. Som sluttbruker kan du opprette egne teams for ulike avdelinger eller prosjekter. Ettersom alt ligger i skyen, har du fleksibiliteten til å jobbe hvor som helst, når som helst og fra hvilken som helst enhet.
Les blogginnlegget vårt “Derfor er Microsoft Teams det optimale verktøyet for samhandling”
Microsoft Planner
Planner er et teambasert oppgavehåndterings verktøy, eller task management verktøy. I Planner kan du lage oppgaver og legge det inn i Microsoft Teams, så hele teamet har oversikt over oppgavene. Planner er veldig enkelt å ta i bruk og ligger allerede i Office 365.
Du lager oppgaver ved å gi de en tittel og beskrivelse. Så tildeler du oppgavene til andre i teamet ditt. Du kan kategorisere oppgavene med fargeetiketter og legge til vedlegg. I tillegg kan du spore fremdriften av oppgavene med statusoppdateringer og kommentarer.
Microsoft Flow
Flow er et verktøy som automatiserer oppgaver, varsler og kommunikasjon i Office 365. Flow lar deg lage “flows” (workflows) som er basert på triggere. Dette kan være en automatisering som legger oppgavene dine fra Microsoft Planner inn i Outlook kalenderen din. Eller så kan det være en flow som som laster ned svarene på en Microsoft Forms undersøkelse til OneDrive hver fredag.
Med et godt oppsett i Flow kan du bruke mindre tid på kjedelig administrasjonsarbeid, og mer tid på interessante produktive oppgaver. Flow er integrert med alle Microsoft apper, men fungerer også med tjenester som ikke er levert av Microsoft, som DropBox eller Trello. Flow er et av Microsoft sine best skjulte skatter i Office 365. For Flow hjelper deg med å lage automatiserte prosesser uten at du må kunne kode eller programmering. I tillegg har Microsoft opprettet mange maler til ulike flows for å hjelpe deg i gang.
Plukk tjenestene som passer best for deg
Dette er noen av mine favoritter i Office 365 som kan øke produktiviteten din hverdagen. Kanskje du allerede bruker disse tjenestene i hverdagen, eller kanskje du bare bruker en av de. Microsoft har utviklet mange apper og tjenester, som vi ser på som skjulte skatter. Vår anbefaling er å se på ditt eget og avdelingen din sine behov. Deretter plukke de tjenestene som kan hjelpe dere med å løse deres arbeidsoppgaver på enklest mulig måte.
Jeg har tatt for meg noen av mine favoritter i Office 365, men det er mange andre skatter i pakken. Det finnes også Access, Delve, PowerApps, Sway, Stream, Yammer og mer i Office 365. Hva er dine favoritt tjenester i Office 365? Hvordan hjelper disse tjenestene deg med å løse dine arbeidsoppgaver?